8 ошибок, из-за которых списки дел не работают

Лайфхаки

Большинство из них совсем нетрудно избежать.

8 ошибок, из-за которых списки дел не работают

Список дел поможет вам четко спланировать свой день и сосредоточиться на важных задачах. Но нужно быть осторожным — один изъян, и этот полезный инструмент превращается в хаотичную свалку, с которой невозможно разобраться. Эксперты по продуктивности определили некоторые из наиболее распространенных ошибок в списках дел и способы их избежать.

1. Не записывать дела

Очевидный момент, но о нем стоит помнить: если вы будете держать список дел исключительно в голове, вы обязательно что-нибудь забудете. Запись в блокнот, заметки в телефоне или документ на компьютере помогут вам получить четкую картину, даже когда ваши мысли начинают расплываться от усталости.

Социолог и тренер по менеджменту Джен Ягер отмечает, что это также позволяет вам быть более ответственным за задачи. «Разные вещи, которые тянут вас в разные стороны, просто исчезают, потому что у вас перед глазами есть четкий план», — объясняет эксперт.

2. Относиться к списку дел как к списку желаний

Конечно, было бы неплохо реализовать идею, которую вы придумали пару дней назад, но спросите себя: «Действительно ли я хочу сделать это сегодня?»

Эксперт по тайм-менеджменту и автор книги Feeling Calm. Продуктивность и душевное спокойствие в век вечных дедлайнов» Лаура Вандеркам считает, что нет смысла добавлять в список те задачи, которые вы не планируете выполнять. «Они все равно не будут выполнены, если вы их не перечислите. Кроме того, это поможет избежать чувства вины», — говорит эксперт.

Читайте также:  Что такое метод MoSCoW и как он помогает разобраться с делами

Создайте отдельный список для важных дел и проектов, которые вы хотели бы сделать, но позже. Эксперт по продуктивности Дэвид Аллен называет это списком «возможно, когда-нибудь». Такой подход позволяет сохранить ваши идеи и не перегружать ежедневную повестку дня.

«Помните, что список дел — это инструмент повышения производительности, а не волшебный список того, что вы хотели бы выполнить», — вспоминает Джен Ягер.

3. Добавлять в список слишком много задач

По словам Лауры Вандеркам, одной из самых больших ошибок является слишком амбициозное составление списка. Лучше сократить его и расставить задачи по приоритетам.

«Список дел должен состоять из 3-5 задач, которые вы собираетесь выполнить сегодня. Да, у вас есть еще много проектов, которые требуют внимания. Но в идеале список дел — это своего рода контракт с самим собой. Вы обещаете выполнить именно эти задачи, какие бы другие дела ни возникали», — заключает эксперт.

А менее важные задачи всегда можно разнести на ближайшие дни недели или месяца.

4. Не разбивать большие дела на маленькие шаги

Часто в список попадают задания, для выполнения которых нужно выполнить сразу несколько шагов. К таким крупным проектам нужно относиться с осторожностью.

Майк Варди, создатель блога о продуктивности Productivityist, считает, что, не разбивая большие задачи на мелкие части, вы не получите от них максимальной отдачи.

Тренер по продуктивности Грейс Маршалл добавляет, что, имея смешанный список крупных дел, таких как создание веб-сайта, и мелких дел, таких как заказ новой партии визитных карточек, мы с большей вероятностью отложим большие проекты на потом.

«Это происходит потому, что в режиме действия мы хотим браться за простые задачи, которые точно можем решить. Это похоже на захватывающую компьютерную игру. Нам никогда не предлагают спасти мир от зомби или найти сокровища за один шаг. Вместо этого мы переходим с одного уровня на другой и по очереди выполняем все миссии», — объясняет Грейс Маршалл.

Читайте также:  Новые приложения и игры для Android: лучшее за декабрь

5. Неправильно формулировать

Блогер Майкл Варди советует всегда использовать глаголы. Вместо коротких фраз типа «Сережа, отправь письмо по электронной почте» используйте четкие фразы, например: «Отправьте данные о продажах Сергею по электронной почте».

«Представьте, что вам нужно делегировать обязанности кому-то. Если начать описание задачи с глагола, человеку будет гораздо проще понять, что от него требуется. Вы из будущего и есть тот человек. Упростите себе задачу и избавьтесь от неточных формулировок», — рекомендует Майкл Варди.

6. Воспринимать как список дел папку «Входящие»

Если вы позволите электронным письмам, которые приходят в почтовый ящик, контролировать ваш день, вы потратите все свое время на решение чужих проблем. «Давайте будем честными: поток сообщений никогда не прекращается. Неудивительно, что мы чувствуем, что у нас нет энергии ни на что другое», — говорит тренер по продуктивности Грейс Маршалл.

Подумайте о своих стратегических целях: амбициозных проактивных проектах, пожеланиях на год или глобальных направлениях развития. Как часто что-либо из этого появляется в вашей электронной почте? Если редко, то лучше обратить свое внимание на другие задачи.

7. Не выделять время для отдыха

Периодические перерывы, такие как прогулка в парке или пятиминутная дыхательная гимнастика, помогут вам перезарядиться и набраться сил. А это не менее важно, чем удаление очередной задачи из списка.

«Многие считают бесполезным добавлять в свой список что-то «непродуктивное». Однако небольшой отдых помогает более глубоко и эффективно сосредоточиться на более поздних задачах. Пусть перерывы будут для вас чем-то естественным и несомненным. Это сбалансирует вашу энергию, поможет вам сосредоточиться и предотвратит выгорание», — говорит консультант по здоровому образу жизни и психолог Ли Чемберс.

8. Включать в список ненужные задачи

Всегда приятно видеть, что ты сделал. Но это не значит, что стоит добавлять в свой график большое количество элементарных дел.

Читайте также:  Секреты и факты про овечью шерсть

«Хотя отслеживание небольших действий и привычек имеет свои преимущества, у него гораздо больше недостатков. Нам становится сложнее расставлять приоритеты задач, усложняется список, а иногда возникает токсическая продуктивность, которая приводит к переутомлению и прокрастинации. Кроме того, может возникнуть ложное ощущение, что нам удалось многое сделать за один день, хотя на самом деле мы занимались элементарными вещами», — говорит Ли Чемберс.

Для небольших привычек и ритуалов, таких как напоминания о приеме витаминов или физических упражнениях, она рекомендует использовать специальные приложения, такие как трекеры привычек.

Об авторе
Главный редактор , lifehackerka.ru
Практикую в мире моды уже более 20 лет. За это время накопилось множество лайфхаков, методик похудения и ухода за собой. Со мной распланировать свою жизнь будет намного проще.
Оцените статью
Lifehackerka.ru
Добавить комментарий