Всего лишь простой вопрос, бумажный список дел и другие проверенные приемы.
Когда работы становится все больше, мы начинаем тонуть в проектах и срывать сроки. Добавьте жизненный стресс, и список дел станет похож на Эверест, который невозможно покорить. Вы удивитесь, но эксперты по продуктивности сталкиваются с теми же проблемами. Специально для этих случаев у них есть несколько простых, но очень эффективных решений.
1. Обратиться за помощью
Как только редактор журнала Wired Алан Генри понимает, что взял слишком много проектов, он останавливается и сортирует задачи по важности.
«Это самая сложная часть. Но не потому, что нужно организовать задачи, это легко, а потому, что нужно сделать перерыв и осознать весь объем работы. Иногда кажется глупым делать перерыв, чтобы потом вернуться к работе, особенно когда вы перегружены или не можете идти в ногу. Но вам нужно восстановить ясность мысли. Сходите на прогулку, выпейте стакан воды, обязательно пообедайте», — говорит Генри.
После такого перерыва он рекомендует разбить дела по приоритетам, важности и способности делегировать. Последнее в данном случае не означает «подарить кому-то». Суть в том, чтобы выделить больше времени на какие-то задачи, с какими-то связаться с коллегой, а какие-то отклонить.
Генри советует не стесняться просить о помощи. Вы не должны отвечать за все сами. Если у вас есть возможность опереться на коллег, используйте ее.
Алан Генри Редактор журнала Wired.
Вы не представляете, сколько начальников, увидев, как я бегу по коридору с безумными глазами, сказали: «В следующий раз обращайтесь ко мне, если что-то пойдет не так. Я помогу тебе».
2. Записать все дела на бумаге
Консультант по тайм-менеджменту Анна Дирмон Корник любит записывать свои мысли и соображения на бумаге. Она делит лист на четыре равные части. Первый — для задач, которые абсолютно необходимо сделать, второй — сделать, третий — сделать, четвертый — сделать. Затем эксперт распределяет дела по категориям, а затем внутри каждой из них по приоритету.
Корник сравнивает эту технику с фильтром, который помогает «затянуть» задачи, оставить самое важное, понять, с чего начать, и спокойно приступить к работе.
3. Избавиться от лишнего
Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», регулярно перечисляет все текущие проекты. А затем он делает то же, что и Алан Генри: решает, какие дела можно закрыть, а какие передать другим.
Бейли распределяет оставшиеся проекты в соответствии со сроками. Если у него нет времени на что-то, он старается предупредить, что задание будет отложено. А если понимает, что она закончится, наоборот, раньше, чем ожидалось, то сообщает, что можно будет закрыть ее заранее.
Крис Бэйл, автор книги «Мой продуктивный год».
В 90% случаев эта тактика помогает мне снизить нагрузку. Если вам все же приходится работать сверхурочно, этот метод может хотя бы снять стресс.
4. Признаться, что не справляешься
Консультант по тайм-менеджменту Памела Л. Рид постоянно пытается работать над задачами, но иногда все же отвлекается. В такие моменты ей помогают несколько практик:
- Узнайте, где это. «У меня кружится голова, мне нужна помощь!»
- Расставьте приоритеты и поймите: работу нужно сделать сейчас или в ближайшее время, либо ее можно отложить на потом.
- Ограничьте отвлекающие факторы: меньше проверяйте социальные сети или выделяйте определенное количество времени на мелкие повторяющиеся задачи.
- Закройте дверь, побудьте в одиночестве, дайте себе определенное время и погрузитесь в задания.
5. Быстро взаимодействовать с окружающими
Консультант по продуктивности Рэйчел Изип предпочитает делать перерывы, потому что многозадачность приводит к информационной перегрузке. Во время перерыва вы не проверяете электронную почту или телефон и не пытаетесь сделать первое, что придет в голову, чтобы хоть что-то сделать, а вместо этого пытаетесь успокоиться и решить, что делать дальше.
Эксперт внимательно изучает сами проекты с указанием сроков и определяет, нужно ли их выполнять самостоятельно или это командная работа. Если вы работаете в тандеме, то вам нужно взаимодействовать прямо сейчас. Например, напишите «Это наш новый дедлайн» или «Я смогу показать вам свою работу в конце дня». В любом случае, вы должны предупредить своих коллег о происходящем как можно скорее.
6. Задать один уточняющий вопрос
Бизнес-тренер Кэти Вуссоу считает, что четкие приоритеты помогают пережить карантин на работе. Если у вас есть менеджер проекта или начальник, иногда достаточно просто связаться с ним: «Вот проекты, которые у меня есть прямо сейчас. Что является приоритетом?»
Если вы сами определяете важность задач, используйте такой вопрос: «Какие из задач нужно решить или убрать из списка прямо сейчас, чтобы другие тоже можно было решить или облегчить»? Ответ поможет вам понять, с чего начать.
7. Успокоиться
Эксперт по продуктивности Сэмфи Уай отмечает, что люди часто ищут простые решения проблем. Однако, чтобы быть по-настоящему продуктивным, вам нужно регулярно практиковать управление стрессом, быть настойчивым и уметь расставлять приоритеты и управлять временем и задачами.
Сама Уай в первую очередь прорабатывает свои чувства — медитирует или занимается другими практиками. «Вы понимаете, что достигли результата, когда сердце начинает биться в обычном ритме, мышцы, нижняя челюсть и даже брови расслабляются, а дыхание снова выравнивается», — объясняет специалист.
Затем запишите задачи, которые вам нужно выполнить. «Проблему гораздо легче решить, когда вы видите ее перед глазами», — говорит Уай. После этого он использует матрицу Эйзенхауэра: занимается срочными и важными делами, выделяет время в расписании на важные, но не срочные задачи, делегирует другие срочные задачи, не входящие в его обязанности, а остальное вычеркивает.
Если вы не можете сосредоточиться, Сэмфи Уай советует попытаться сдвинуть крайний срок. «Большую часть времени меня удивляет то, как люди понимают мои проблемы, — говорит эксперт.
- Хотите связаться со мной?
