10 способов сделать рабочий календарь максимально эффективным

Лайфхаки

Уделите время решению проблем и откажитесь от управления временем.

10 способов сделать свой рабочий календарь максимально эффективным

Лиза Захарова

Переводчик Лайфхакера

Какие успешные дуэты вы знаете? Бэтмен и Робин, чипсы и футбол, Оливье и Новый год. А знаете, что еще хорошо сочетается? Ваш календарь и продуктивность. Серьезно, попробуйте улучшить только одну вещь без улучшения другой – вероятность успеха невелика. Вот несколько способов превратить свой рабочий календарь в эффективный инструмент постановки целей.

1. планируйте свободное время для выполнения задач

У каждого есть нерешенные задачи или проекты, которые нужно завершить, чтобы, например, построить бизнес своей мечты. Но у нас редко хватает времени на все это.

Эту проблему можно решить с помощью простой формулы: время × максимальная концентрация на одной задаче. Если у вас недостаточно времени, вам нужно еще больше увеличить концентрацию. Для этого необходимо убрать все отвлекающие факторы.

Начните с того, что спросите себя, чему вам нужно научиться, чтобы продвинуться по карьерной лестнице. Есть шанс, что вы придумаете очень большие задачи, которые трудно выполнить, когда у вас нет времени. И здесь мы подходим к самому важному вопросу – свободное время для выполнения важных задач и решения проблем. Вот как это можно организовать:

  • Выделите в своем календаре 2-3 дня или любое другое количество времени, которое позволит вам добиться значительного прогресса.
  • Добавьте еще один день. Почему вы должны это сделать. Чаще всего мы переоцениваем свои силы.
  • В этот момент вы должны быть полностью сосредоточены на поставленной задаче.

Относитесь к этому периоду как к обычному отпуску. Заранее завершите все текущие рабочие проекты. Заранее предупредите клиентов или коллег о том, что вас не будет в офисе в эти дни. Установите автоответчик на почте, чтобы не отвлекаться. Многозадачность и использование социальных сетей также строго запрещены. Ваша задача – сосредоточиться на своей работе и прогрессе.

Читайте также:  Что я покупаю в магазине Светофор? И вам рекомендую!

2 – Планируйте все на год вперед.

Планирование на целый год вперед кажется непосильной задачей. Вы никогда не можете точно предсказать, что произойдет в будущем. Конечно, все это очень хорошие аргументы. Однако ключом к управлению временем может стать долгосрочный план.

Это не значит, что вы должны планировать каждую минуту следующих 365 дней. Добавляйте в календарь только самое необходимое: регулярные встречи, сроки, дни рождения, праздники, путешествия, события и повторяющиеся задачи. Такой подход поможет снизить уровень стресса и заставить вас каждый день работать над тем, что действительно важно.

3. создать идеальную неделю

Теперь, когда у вас есть общий план, пришло время немного сузить его, а именно – спланировать свою неделю. Вы можете делать это каждое воскресенье.

Относитесь к планированию как к распределению бюджета, за исключением того, что в данном случае вам нужно распределить свое время. И как с деньгами, вы сначала “тратите” их в своем плане, записанном на бумаге.

Вы также можете разработать темы для каждой недели – большие задачи, над которыми вы будете работать в течение следующих 7 дней.

4 – Упростите свой ежедневный план

Нет смысла создавать сложный и длинный план, чем проще, тем лучше.

Некоторые люди используют схему, по которой вы должны определить три основные задачи на день. Это может быть эффективным, но у этого метода есть несколько недостатков. Например, вы можете выбрать неправильные задачи. Вы также можете неправильно оценить время, необходимое для их выполнения. Всегда есть другие дела, так что же с ними делать?

Создать простой, но эффективный план несложно. Взгляните на распорядок дня одного из отцов-основателей Соединенных Штатов Бенджамина Франклина. Здесь есть место даже для здоровых привычек.

  • Подготовка к дню: душ, завтрак, личные дела, подготовка к работе (3 часа).
  • Утренние задания (4 часа).
  • Работа с текущими проектами и обед (2 часа).
  • Послеобеденные задания (4 часа).
  • Ужин, отдых и окончание дня (4 часа).
  • Сон (7 часов).

Вы можете использовать этот график в качестве шаблона, а затем дополнить его своими собственными задачами.

Читайте также:  Жгучая горчица. В магазине не покупаю, готовлю дома.

5. быть в курсе циркадных ритмов

Каждый из нас имеет внутри себя особые “часы”, которые распределяют энергию в течение дня. Это и есть циркадные ритмы. Они поддерживают основные функции нашего организма, такие как сон и бодрствование. Если вы когда-нибудь путешествовали в город или страну с другим часовым поясом, вы, вероятно, понимаете, как трудно бывает приспособиться к другому ритму.

То же самое относится и к вашему рабочему календарю. Постарайтесь распределить задачи в соответствии с вашим циркадным ритмом: запланируйте самые важные дела на полдень или 18:00, самые легкие – на раннее утро, 15:00 или поздний вечер. И самое главное – следите за уровнем своей активности в течение дня. Вы можете быть гораздо более продуктивны в полночь, чем в полдень.

6. делать перерывы

Многие из нас ошибочно полагают, что делать перерывы – это пустая трата времени. В конце концов, лучше потратить эти 15-20 минут на важные дела.

В действительности такой подход к производительности давно устарел. Более того, регулярные перерывы могут значительно повысить производительность труда. Однако к ним следует относиться ответственно.

Планируйте свои перерывы заранее, желательно в соответствии с вашим ежедневным ритмом, и решите, как вы хотите провести свободное время. Например, прогулка на свежем воздухе или занятия в тренажерном зале.

Самое главное – найти правильный баланс. Не переусердствуйте, но и не довольствуйтесь работой без перерыва. Установите таймер на перерыв и отнеситесь к нему как к еще одной важной встрече или заданию.

7. перестать управлять своим временем

Это может показаться непродуктивным, но правда в том, что время практически невозможно контролировать. Это означает, что вам следует сосредоточиться на том, что вы можете контролировать. Чтобы улучшить себя и свой календарь, обратите внимание на несколько областей:

  • Энергия. Вместо того чтобы выполнять все новые и новые задачи, сделайте перерыв, если вы устали. Это восстановит вашу энергию и повысит производительность.
  • Приоритеты. Внесите их в свой календарь и займитесь в первую очередь приоритетными задачами. Не тратьте энергию на задачи, которые вы можете делегировать, отложить или проигнорировать.
  • Мозг. Нейропластичность – это способность мозга создавать новые и восстанавливать утраченные нейронные связи. Чем чаще вы тренируете себя в выполнении определенных задач, тем легче над ними работать.
  • Основные моменты. Удалите из своего календаря ненужный хлам, например, слишком мелкие задачи, и сосредоточьтесь на главном.
  • Фокус. Здесь могут помочь различные техники. Например, Pomodoro – 25 минут работы и 5 минут отдыха. Или правило 52/17 – 52 минуты работы и 17 минут отдыха. Это позволит вам оставаться сосредоточенным в течение всего дня.
  • Эмоции. Негативный опыт не только отвлекает, но и изматывает. Внесите в свой календарь интересные занятия и выделите время для ухода за собой. Таким образом, вы сможете избежать выгорания.
Читайте также:  Чищу серебро от черноты содой

8. заставлять себя менять задачи

Чтобы мотивировать себя, установите напоминания в календаре смартфона или заведите простой кухонный таймер. Главное, чтобы этот звук не раздражал, а мягко давал понять, что пора переходить к следующей задаче. Это поможет вам составить расписание, не прерывая резко предыдущие задачи.

9 – Не бойтесь пробелов.

Если вы все тщательно планируете, то наверняка замечаете пробелы в своем календаре. И это совершенно нормально. В разумных пределах, конечно. Подумайте о двухчасовом перерыве между заданиями, но 30-минутный перерыв – это естественно. Это хорошее время для подготовки к новой встрече, решения срочных вопросов, завершения трудной задачи, медитации, упражнений на растяжку или подведения итогов дня.

10. избегать шаблонов.

Электронные календари по умолчанию назначают стандартное время для каждой задачи, но это не лучшее изобретение. Есть множество дел, которые можно сделать за 30 минут. А основные моменты деловой встречи легко укладываются в 15 минут.

Не полагайтесь на стандарты: выделяйте на работу столько времени, сколько вам действительно потребуется.

Об авторе
Главный редактор , lifehackerka.ru
Практикую в мире моды уже более 20 лет. За это время накопилось множество лайфхаков, методик похудения и ухода за собой. Со мной распланировать свою жизнь будет намного проще.
Оцените статью
Lifehackerka.ru
Добавить комментарий